시간 관리하는 습관이 핵심
“시간 활동이 자유로우면 수명이 길어진다”
“우리는 새장 속에 갖힌 새에 불과합니다 .”(하하 )
치과의사들을 만나면 가장 많이 듣는 얘기들이다.
비가 오는 날이나 흐린 날은 특히 환자가 적은 치과도 있다. 이에 반해 매번 바쁘 고 분주한 치과가 있다. 그런데 아이러니하게도 환자가 많다고 해서 원장이 바쁜 것은 아니다.
환자가 없다고 해서 한가한 것도 아니다. 이유는 무엇일까? 바로 시간관리 때문이다. 시간관리가 성공하는 치과의 열쇠가 될 수 있다. 효율적인 시간관리는 워라벨 실현도 가능하다.
업무나 스케줄을 정리하는데 들이는 시간은 하루의 19%면 충분하다고 한다. 24시간의 1%면 불과 15분 정도밖에 되지 않는 시간이다. 아침에 일어나서, 혹은 밤에 잠들기 전 그날 그날 해야 할 일과 약속을 적어둔다.
# 시간 낭비 이유, 80% ‘무엇을 할지 몰라’
순서나 중요도에 상관없이 일단 적기 시작하면 일의 진행과정이나 우선순위 등이 저절로 머릿속에 정리된다. 하루 중 단 1%의 시간을 계획세우기에 함께 한다면 나머지 99%의 시간을 주도적으로 이용할 수 있다.
먼저 구체적이고 명확한 목표가 있어야 한다. 시간낭비이유의 80% 이상이 내가 무엇을 해야 하는지 모르기때문이다. 구체적으로 명확하게 계획을 적고 목록을 작성하는 것이 좋다. 계획을 매일 매주 매월 매년단위로 세우고 목록을 종이에 적어두는 것이 좋다고 한다. 다음날 아침보다는 전날 밤이 좋다.
#일의 우선순위 정해야
일의 우선순위를 정해야 한다. 80/20 법칙을 기억해야 한다. 항상 필수적인 소수나 사소한 다수를 찾아내라. 우리가 한 일의 20%가 80%의 가치로 나타난다.
ABCDE 시간관리시스템을 기억해 기억하면 좋다. A는 우선순위 1위이자 반드시 해야할 일을 말한다. 우선순위 2위는 결국은 해야할 일이며 중요하지 않은 일은 A.B를 끝내고 시간있으면 하는 일을 말한다. 진료시간 관리를 잘하는 것도 중요하다.
그렇다면 시간에 쫓기지 않는 시간관리 팁은 무엇일까? 생각해 보자. 먼저 하루를 리허설해 보는 것이 필요하다. 시간과의 관계에서 주도적 입장에 서면 스트레스가 덜 생긴다. 실제로 시간활용이 자유로운 고위직이 그렇지 않은 하위직보다 수명이 길다는 연구결과가 있다.
인간은 예측할 수 없는 상황에 처할 때 심 한 스트레스를 받는다고 한다.
이와 관련해 많은 심리학자와 뇌과학자들이 추천하는 방법이 바로 ‘리허설’ 예행연습이다. 출근길에 지하철이나 버스에서 해도 좋고, 주요업무를 시작하기 전에 짬을 내서 해도 된다.
리허설의 실행방법은 아주 간단하다. 예행연습 방법을 보면 먼저 눈을 감는다. 이는 불필요한 외부정보를 차단하기 위한 것이다. 그리고 자신이 해야 할 일을 하나씩 떠 올려 보고, 그 일들의 우선순위를 정한 후 하루 동안 어떻게 처리할 것인지를 시뮬레이션해 보면 된다.
# 리허설이 필요하다(?)
리허설의 효과는 의외로 강력하다. 하루일과가 익숙하게 느껴지고 여유롭게 전개된다. 이는 예측에 따른 ‘통제감의 향상’ 때문이다. 급한 일이 있기 며칠 또는 몇 주 전 에 ‘예방적 준비‘를 미리하는 것도 시간에 쫓기지 않고 사는 데에 도움이 된다.
‘숨은 진주’라고 불리는 자투리시간을 잘 활용하는 것도 방법이다. 3일간 자신이 활동한 일지를 써 보라. 시간대별로 소소하게 잡담을 한 시간까지 다 표시해 보면 의외로 자투리 시간들이 있으며, 그런 시간들이 패턴화돼 있다는 것을 알 수 있다. 미리 자투리 시간에 해야 할 일을 정해 놓으면 그런 시간의 활용이 더 편해진다.
# ‘놀기 먼저 계획표’
‘어느 날 네가 누구와 만나기로 약속했다 ‘고 가정하자. 그런데 그 사람이 부재중이 라면 어떻게 하겠느냐? 나 같으면 그 사람에게 편지를 쓰고, 시간이 남으면 책을 읽을 것이다. 세상에는 쓸데없는 일에 시간을 허비하는 사람이 많다. 그들은 안락 의자에 앉아 하품만 해대며 “뭔가 시작하기에는 시간이 모 자라...” 라고 말한다.
그러나 막상 시간이 나더라도 이런 사람들은 아무런 일도 하지 않는다고 한다. 결국 하릴없이 시간만을 허비하고 마는데, 실로 안타까운 일이 아닐 수 없다.
‘놀기 먼저 계획표’를 만들어라.
시간 관리에 능한 사람은 즐길 줄 아는 사람이다. 미리 보는 시간을 정해 놓는다. 혹시 아이돌과 놀아 주겠다고 해 놓고 “여유시간이 나면...” 이라는 말만 되풀이하지 않았나. 그런식으로 하면 결코 여유시간은 오지 않는다. 미국의 심리학자 널피오레 박사는 ‘놀기먼저 계획표’란 개념을 만들었다. 이 계획표는 친구, 가족과의 모임이나 취미활동, 운동 등 남는 시간에 해야 할 일로 여겨지던 일들을 당당히 ‘정규 계획’의 하나로 집어넣는 것이다.
이렇게 하면 주어진 업무를 정해진 시간 안에 끝내게 되고, 시간이 없다는 핑계 없이 충분히 여가를 즐길 수 있기 때문이다. 그 다음으로 현재를 잡아 인생의 시간을 늘려야 한다.
앞서 설명한 것처럼 시간의 속성을 알면 시간이 느리게 가도록 할 수 있다. 그중 가장 중요한 것이 현재를 만끽함으로써 인생의 시간을 늘리는 것이다. 지루할 때는 시간자체에만 집중하면 시간이 느리게 가는 것처럼 느껴진다.
이것을 거꾸로 이용하면 심지어 무언가에 집중하는 와중에도 시간의 길이를 늘릴 수 있다. 집중의 와중에 고래가 숨쉬러 수면에 올라오듯 가끔씩 시간의 흐름을 살펴봐야 한다. 그러면 기쁨의 순간을 늘릴 수 있다.
# 끊임없이 깨어 있으라
현실에 대한 집중력을 높이는 것도 중요하다. 우리가 상념에 잠겨 있을 때를 생각해 보라. 우리의 뇌는 끊임없이 과거에 대한 회상과 미래에 대한 걱정을 떠올린다. 하지만 현재는 심지어 ‘조연’으로도 등장하지 않는다. 끊임없이 깨어 있어야만 현재의 시간을 연장할 수 있다.
기회가 있을 때마다 호기심을 가지고 새로운 것들, 즉 여행이나 새로운 배움으로 시간을 채워야 한다. 보통 사람들은 나이들수록 이전에 하던 평이한 것들만 반복한다. 기억에 남을 만한 일이 적어지면 시간이 더 빨리 가는 것처럼 느껴진다.
다만 너무 현재에만 매몰되지 말고 장기적관점을 가지는 것이 필요하다. 인생의 굵직한 방향을 정하면 매일매일을 어떤 것들로 채워 야 할 지를 분명히 알 수 있다.
치과운영! 이제는 치과경영이라는 말이 더 익숙하다. 진료를 하는 원장이기 이전에 이제는 치과를 경영하는 CEO라고 생각해야 한다. CEO이자 리더가 해야할 것은 바로 시간관리다.