회의를 위한 회의(?)

일반적으로 규모가 있는 병의원에서는 어떤 형태로든 회의를 통하여 의사소통, 의견수렴, 결정사항에 대한 충분한 설명 및 실행방안에 대해서 모두가 인지하도록 하는것이 필요하고, 실제로 많은 병의원들이 여러 가지 회의를 하고 있다.

그러나 병의원에서 행해지는 회의는 대부분의 경우 비효율적이거나 일종의 관례적인 일처럼 진행되는 경우가 많고, 심지어 많은 직원들이 회의를 부담스러워하거나 시간 낭비라고 여기게 되는 경우가 있다.

그러면 좀 더 효율적이고, 효과를 내기 위해 회의를 하기는 어떤 조건들이 필요할까?

우선 다가올 회의에서 다룰 주제에 대해서 미리 명확하게 고지를 하여 회의 참석자들이 충분한 준비를 하고 참석하는 것이 필요하다. 준비를 하지 않고 참석하는 직원이 있거나 회의 중에 자신의 의견을 열심히 발표하지 못하는 참석자가 생기지 않도록 미리 예방하는 것은 효율적이고 참여적인 회의를 위해서 매우 중요하다.

둘째로 회의 시간을 철저히 엄수하는 것이 중요하다. 진행자나 경영자가 너무 많은 훈화적이거나 모두가 알고있는 사실을 나열하는데 시간이 낭비되지 않도록 하고 구성원 모두가 참여하는 회의가 되도록 시간의 안배 및 준수는 매우 중요하다.

셋째는 미리 회의의 순서와 형식을 정해서 순서대로 회의가 진행되도록 하는 것이 필요하다. 이때 순서와 시간은 회의를 진행하는 시기와 사안에 따라서 달라질 수 있다.

넷째는 정해진 양식에 따라서 회의록을 작성 하는 것이 필요하다. 그리고 경영자는 회의 전에 미리 전년의 같은 시기에 했던 회의록을 참고한 후 회의에 참석하는 지혜도 필요하고 중요한 사안에 대해서는 비슷한 사안이 있었던때의 회의록 내용을 참고한 후 회의를 진행하는 것도 효과적인 회의를 위해 필요하다.

다섯째는 회의에서 결정된 사항에 대해서 철저하고 측정 가능하게 실행될 수 있도록 하는 것이다. 이를 위해서 실행 가능한 내용을 아주 구체적으로 적시하는 것이 필요하고 나아가 실행의 성과를 측정하는 방법을 명확히 알려주고, 실행 성과의 측정에 대한 책임자도 함께 미리 정해놓는 것이 좋을 것이다. 애매모호한 단어를 사용하여 실행방안이나 목표를 작성하는 것은 하지 말아야 한다.

여섯째, 회의 종류가 두 가지 이상 있는 경우에는 회의진행자도 회의 내용에 맞추어서 정하는 것이 좀 더 효과적인 회의를 위해서 필요하다.

어떤 경우에 있어서도 경영자는 ‘회의를 위한 회의’가 되지 않도록 노력해야 하고, 지난 회의록에 대한 면밀한 분석을 통하여 ‘연중 경영 계획’을 짜는데 참고가 되도록하는 것도 성과를 내는 경영을 하는데 있어서 매우 중요하다.

이동성 원장은 가톨릭의과대학 및 동대학원을 졸업한 안과전문의이며 의학박사이자 경영학박사이다. 경희대학교 의료경영대학원겸임 교수를 역임했으며 강남드림성모안과를 거쳐 현재는 강남 아이메디안과 공동대표원장이다.